Wer übernimmt das? Welche Aufgabe ein KI-Agent übernehmen kann - und was er dafür braucht.

„Die Babyboomer gehen in Rente. Das heißt, wir werden einfach einen Teil unserer Arbeit über Agenten und KI ersetzen müssen.“

Das sagte Prof. Dr. Arnold Weissman, der seit fast 40 Jahren Familienunternehmen berät, im September 2026 im KI-Strategiebriefing.

Es ist kein Satz über Entlassungen. Es ist ein Satz über Arbeit, für die in vielen Betrieben bald niemand mehr da ist.

Damit stellt sich eine sehr praktische Frage: Welche Aufgabe kann ein KI-Agent im Unternehmen übernehmen – und was braucht er dafür?

Ein Agent ist eine KI, die nicht nur antwortet, sondern einen Vorgang selbst erledigt. Das Ziel steht fest. Den Weg dorthin sucht er sich innerhalb der vorgegebenen Grenzen selbst.

Wo die Unternehmen stehen

Der Digitalverband Bitkom hat im Sommer 2026 insgesamt 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. Erstmals nutzt eine Mehrheit KI: 57 Prozent der Unternehmen setzen sie ein.

Gleichzeitig sehen sich neun von zehn Unternehmen noch am Anfang.

Bei KI-Agenten ist die Entwicklung noch früher:

• 11 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen, planen oder diskutieren, setzen bereits Agenten ein.
• 29 Prozent planen ihren Einsatz.
• 31 Prozent diskutieren ihn.

Bitkom-Präsident Ralf Wintergerst ordnet die Entwicklung so ein: KI-Agenten stünden heute ungefähr dort, wo Künstliche Intelligenz insgesamt vor drei Jahren stand. Ihre Verbreitung dürfte jedoch ähnlich schnell voranschreiten.

Dieselbe Anfrage, zweimal

Ein erfundenes Beispiel zeigt, worin der Unterschied zwischen einem KI-Assistenten und einem KI-Agenten liegt.

Ein Stammkunde schreibt an einen Hersteller von Werkstattausstattung:

„Wie letztes Mal, nur 40 Stück. Geht da 20 Prozent Rabatt?“

Mit einem KI-Assistenten kopiert die Kollegin im Innendienst die Mail in ein Chatprogramm. Sie bekommt einen freundlichen Antwortentwurf. Die letzte Bestellung heraussuchen, Preise prüfen, den Rabatt klären und ein Angebot schreiben muss sie aber weiterhin selbst.

Ein Agent bearbeitet dagegen den Vorgang:

• Er liest die Mail.
• Er versteht, was „wie letztes Mal“ bedeutet.
• Er sucht die frühere Bestellung heraus.
• Er prüft Preise und erstellt einen Angebotsentwurf.
• Er hält an, weil ab 15 Prozent Rabatt in diesem Unternehmen die Geschäftsführung entscheidet.
• Er holt die Freigabe ein und versendet das Angebot erst danach.

Eine starre Regel in der Warenwirtschaft hätte „wie letztes Mal“ nicht verstanden. Der Agent findet den passenden Weg – und fragt an der Stelle nach, an der er nicht allein entscheiden darf.

Eine Aufgabe, keine Stelle

Der Agent im Beispiel ersetzt nicht die Stelle der Kollegin im Innendienst. Er übernimmt eine klar abgegrenzte Aufgabe.

Darin liegt der Kern: Ein Agent übernimmt keine Stelle, sondern eine Aufgabe – und nur eine Aufgabe, die ihm jemand sauber übergeben kann.

Wer mit dem Bild startet, ein Agent ersetze einen Mitarbeitenden, sucht an der falschen Stelle. Die bessere Frage lautet:

Welche wiederkehrende Aufgabe kann ein Agent vorbereiten oder übernehmen, damit Menschen mehr Zeit für Entscheidungen, Kunden und Ausnahmen haben?

Vier Fragen an jede Aufgabe

Ob sich eine Aufgabe für einen Agenten eignet, lässt sich mit vier Fragen prüfen. Dieses Raster stammt aus dem KI-Strategiebriefing; es ist kein offizieller Standard, aber ein praktikabler Startpunkt.

1. Kommt die Aufgabe oft vor und kostet sie spürbar Zeit?

Ein Agent muss vorbereitet werden. Das lohnt sich vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben.

Eine Messe, die einmal im Jahr geplant wird, ist kein sinnvoller Startpunkt. Anders sieht es bei Vorgängen aus, die täglich oder wöchentlich auftreten: Kundenanfragen sortieren, Angebote vorbereiten, fehlende Unterlagen nachfordern oder Bestellungen prüfen.

2. Kann jemand erklären, wann das Ergebnis richtig ist?

Ohne einen klaren Maßstab lässt sich ein Agent weder anleiten noch prüfen.

Eine Preisverhandlung mit einem strategischen Großkunden lebt häufig von Erfahrung, Beziehung und Gespür. Das lässt sich nicht einfach in Regeln übertragen.

Bei einer Angebotsprüfung kann die Lage anders aussehen: Preislisten, Rabattgrenzen, Lieferzeiten und Freigaben lassen sich oft klar beschreiben.

3. Steht das Wissen im System – oder nur im Kopf einzelner Mitarbeitender?

Ein Agent kann nur mit Informationen arbeiten, die er findet und auf die er zugreifen darf.

Viele Aufgaben scheitern deshalb nicht an der Technik, sondern an Wissen, das nur in einzelnen Köpfen vorhanden ist.

Ein typisches Beispiel: Welches Ersatzteil passt in welche ältere Maschine? Wenn nur Herr Maier das weiß, hilft auch das beste Modell nicht weiter.

Die Lösung ist unspektakulär: Wissen sichern, solange die erfahrene Person noch im Unternehmen ist.

Dazu gehören:

• Regeln und Entscheidungswege,
• zehn typische Fälle mit der jeweils richtigen Lösung,
• bekannte Ausnahmen,
• Hinweise darauf, wann Rückfragen notwendig sind.

Das lohnt sich doppelt: für einen möglichen Agenten – und für jeden Menschen, der die Aufgabe später übernimmt.

4. Fällt ein Fehler auf, bevor daraus ein Schaden entsteht?

Ein Agent sollte zunächst dort starten, wo Ergebnisse kontrolliert werden können oder Fehler klein und schnell korrigierbar sind.

Bei einem Angebotsentwurf kann zunächst ein Mensch prüfen, bevor etwas an den Kunden geht. Bei der Freigabe einer Zahlung wäre ein Fehler dagegen sofort wirksam.

Je höher das Risiko, desto klarer müssen Grenzen, Freigaben und Eskalationsregeln sein.

Die Übergabe: Was ein Agent mitbekommen muss

Die Vorbereitung eines Agenten ähnelt einer Übergabe bei einer Nachfolge.

Der Agent braucht:

• einen klaren Auftrag,
• Zugang zu den notwendigen Informationen und Systemen,
• Regeln für Entscheidungen,
• Grenzen seiner Berechtigungen,
• klare Fälle, in denen er anhalten und nachfragen muss.

Ralf Wintergerst formuliert es so:

„Ein Agent, der eigenständig handelt, braucht verlässliche Daten, verbundene Systeme und Regeln, was er darf und was er zu lassen hat.“

Auch die Rollen im Unternehmen sollten eindeutig sein:

• Die Fachabteilung erklärt, wie die Aufgabe heute erledigt wird, und prüft die ersten Ergebnisse.
• Die IT stellt die technische Anbindung, Zugriffe und Sicherheitsvorkehrungen bereit.
• Die Geschäftsführung entscheidet, was der Agent allein tun darf – und wo zwingend ein Mensch freigeben muss.

Die Kollegin oder der Kollege, der die Aufgabe heute erledigt, wird damit nicht überflüssig. Im Gegenteil: Diese Person wird zur entscheidenden Lehrkraft des Agenten.

Was ein Agent wirklich kostet

Wer einen Agenten plant, sollte nicht nur auf Lizenzpreise schauen.

Bitkom hat KI-nutzende Unternehmen gefragt, welche Kostenpunkte beim Einsatz besonders groß sind. Genannt wurden:

• Infrastruktur wie Cloud und Rechenleistung: 51 Prozent,
• Datenaufbereitung: 50 Prozent,
• Anbindung an bestehende Systeme: 41 Prozent,
• Abonnements und Lizenzen: 21 Prozent.

Diese Zahlen beziehen sich auf KI allgemein, nicht ausschließlich auf Agenten. Die Richtung ist trotzdem eindeutig: Wer nur eine Lizenz kauft, hat ein Werkzeug eingekauft – aber noch keinen Prozess verändert.

Die eigentliche Investition liegt in der Übergabe: Wissen dokumentieren, Systeme anbinden, Regeln festlegen, Ergebnisse prüfen und Mitarbeitende befähigen.

Der erste Schritt

Der Start muss nicht groß sein.

1. Eine Aufgabe auswählen

Legen Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben neben die vier Fragen. Wählen Sie eine Aufgabe aus, die häufig vorkommt, spürbar Zeit kostet und deren Ergebnis überprüfbar ist.

Besonders geeignet sind Aufgaben, bei denen Wissensträger in den kommenden Jahren ausscheiden.

2. Übergabe aufschreiben und Ausgangswert messen

Beschreiben Sie auf einer Seite:

• Was soll der Agent erledigen?
• Wo steht das notwendige Wissen?
• Auf welche Systeme darf er zugreifen?
• Wann muss er anhalten und nachfragen?
• Wer prüft die Ergebnisse?

Messen Sie außerdem:

• Wie viele Vorgänge gibt es pro Woche?
• Wie viele Minuten kostet ein Vorgang heute?
• Wie viele davon werden ohne Nacharbeit erledigt?

Diese Werte bilden den Vergleichsmaßstab für den späteren Einsatz.

3. Die Schwelle vor dem Start festlegen

Legen Sie fest, ab wann der Agent mehr Verantwortung übernehmen darf.

Zum Beispiel:

Solange weniger als 95 von 100 Angeboten ohne Korrektur stimmen, erstellt der Agent nur Entwürfe. Erst danach darf er Angebote innerhalb der festgelegten Grenzen selbst versenden.

Der wichtigste Satz in jeder Übergabe lautet dabei:

Wenn etwas unklar ist oder der vorgesehene Weg nicht funktioniert, anhalten und nachfragen.

Wie es weitergeht

In der Agentenreihe des KI-Strategiebriefings folgen zwei weitere Teile:

• Wie aus dieser Übergabe ein erster KI-Agent wird.
• Wann ein Agent allein arbeiten darf – und wer ihn führt.

Download: Die Seite für Ihren ersten Agenten – inklusive ausgefülltem Beispiel und Übergabevorlage.
[Link bei Veröffentlichung einsetzen]

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Quellen

Bitkom, Presseinformation „Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI“, 14. September 2026.
Gespräch mit Prof. Dr. Arnold Weissman im KI-Strategiebriefing am 25. September 2026.

Die Beispiele des Herstellers von Werkstattausstattung und von Herrn Maier sind frei erfunden.