Den digitalen Wandel eines großen statistischen Amtes im Bereich interne und externe Kommunikation betreut Silbury seit 2003. Davor wurden die naturgemäß großen Datenmengen in Windows-Ordnern auf den Servern abgelegt und organisiert.

Das war weder sicher noch ermöglichte dieses System eine reibungslose Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen. Diese Zusammenarbeit ist jedoch unabdingbar, um Daten gut aufbereitet der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Sie sind essenziell für Politik, Wirtschaft, Medien und interessiertere Bürger*innen.

Fakten zum Projekt

Kunde: Statistisches Amt mit etwa 800 Mitarbeiter*innen
Projekte von Silbury:
– Einführung Dokumentenmanagement-System

– Einführung des DMS auf der Webseite und im Intranet
– Pflege und Weiterentwicklung des DMS
Verwendete Plattform: Oracle Universal Content Management

Ein Dokumentenmanagement-System soll das Jahrbuch digitalisieren

Silbury wurde 2003 beauftragt, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zu implementieren, das Versionierung ermöglicht sowie die Verwaltung von Zugriffsrechten erlaubt. Zum Einsatz kam dabei Stellent Content Server, eine Lösung, die inzwischen von Oracle aufgekauft wurde. Der Zweck dieses DMS war zunächst eindimensional: Es sollte die Veröffentlichung eines Jahrbuchs erleichtern. Alle Abteilungen des statistischen Amtes tragen zu diesem Jahrbuch bei, wobei jede Abteilung einen eigenen Themenbereich bearbeitet. Ein DMS bietet nicht nur einen zentralen Ablageort für die Daten, sondern gibt auch eine einheitliche Struktur vor. Das hat die Erstellung des Jahrbuchs deutlich vereinfacht und beschleunigt:

  • Für alle Daten gibt es nur noch eine Version und es kursieren nicht widersprüchliche Dokumentenversionen in unterschiedlichen Ablagen.
  • Für jeden Datensatz gibt es klar definierte Zugriffsrechte.
  • Das Jahrbuch wird direkt im System erstellt, nachdem alle Bestandteile dort zusammengetragen werden.
  • Das fertige Jahrbuch wird per Mausklick an die Druckerei übergeben.

Das DMS wird auf die Webseite und das Intranet ausgerollt

Die ursprüngliche Anforderungsliste an Silbury war jedoch bereits 2003 zukunftsweisend. Das DMS konnte weit mehr leisten als die einfachere Erstellung eines Jahrbuchs. Die gewählte Lösung würde eine einfache Befüllung der Webseite sowie die Einrichtung eines Intranets ermöglichen. Freigabeprozesse würden automatisiert werden. Content würde in ganz unterschiedlichen gewünschten Formaten ausgespielt werden können, z.B. als Newsletter, Pressemitteilung oder Broschüre.

2006 wurde das Dokumentenmanagement-System auch auf der Webseite für die Öffentlichkeit ausgerollt. Die zentrale Dokumentenverwaltung macht die Veröffentlichung der Daten auf der Webseite einfach. Sie kommt nahezu vollständig ohne Redaktion aus, denn die Daten werden im Hintergrund von jeder Abteilung mit den korrekten Metadaten versehen. Das System gibt Inhalte dementsprechend automatisch frei. Alle relevanten Publikationen werden ebenfalls im DMS verwaltet, wobei der jeweilige Prozess an das für die Erstellung des Jahrbuchs angelehnt ist.

Die Architektur der DMS-Lösung hat Silbury folgendermaßen gestaltet:

Architektur der DMS-Lösung von Silbury für den Webauftritt eines großen statistischen Amtes

Mit dem Relaunch der Website 2011 wurde nicht nur das Design aktualisiert, sondern auch die Struktur der Inhalte im Hintergrund weiter verbessert. Über die Eingabe der Metadaten kann gesteuert werden, was auf der Website erscheint und was nur im Backend verfügbar sein soll und in welchem Format. Somit können Journalisten und die interessierte Öffentlichkeit gewünschte Daten im richtigen Format von der Website herunterladen.

Gleichzeitig wurde das DMS auf das Intranet des statistischen Amtes ausgeweitet. Die Mitarbeiter*innen nutzen seitdem intern das gleiche einfache DMS.

Technische Herausforderungen meistert Silbury gerne 

„Im Laufe der Jahre war die zeitnahe Veröffentlichung von Daten auf der Website immer eine technische Herausforderung. Besonders zeitkritisch war diese bei Presseinformationen, die von Journalisten pünktlich erwartet wurden. Das konnte Silbury immer sicherstellen“, sagt Waldemar Frühsorger, Projektmanager bei Silbury.

Er ergänzt: „Mit der Neuentwicklung der Oracle Engine sind die Systeme deutlich schneller. Davor haben wir eine individuelle Lösung aus statischen HTML-Elementen und dynamischen Abfragen gebaut, um zeitkritische Daten pünktlich zur Verfügung stellen zu können. Unseren Entwicklern hat es Spaß gemacht, diese Lösung für das statistische Amt zu kreieren. Gute Systeme für unsere Kunden individuell anzupassen gehört zu ihren größten Stärken.“

Als es soweit war, und 2015 die Oracle Engine grundlegend aktualisiert wurde, musste auch das DMS beim Kunden neu gelauncht werden. Dank dem Entwicklerteam von Silbury konnten die Daten auf der Website nur zwei Stunden nicht aktualisiert werden. Die Migration der Inhalte wurde während der Entwicklung vollzogen, ebenso wie die Formatänderung der Daten. Eine Prüfung auf Fehler hat der damalige Projektleiter Thomas Schrems weit vor dem Go-Live des neuen Systems durchgeführt. „Die Öffentlichkeit hat von der Migration nichts mitbekommen“, erinnert er sich.

„Wir begleiten dieses statistische Amt seit der ersten Digitalisierung seines Contents nun schon über die Anpassungen aufgrund der Datenschutzgrundverordnung hinaus“, resümiert Frühsorger. „Ich bin gespannt, wie die nächsten Schritte in eine digitale Zukunft für diese wichtigen Daten aussehen werden.“

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