Virtuelle Workshops waren schon vor der Corona-Pandemie im Kommen, nun sind sie oft die einzige Alternative. Software-Lösungen wie Mural oder Miro verlegen Whiteboards und Post-its auf die Bildschirme der Teilnehmer. Trotzdem lassen sich Workshops nicht eins-zu-eins online durchführen – hier muss noch mehr auf eine gute Vorbereitung geachtet werden. Sieben Faktoren sind entscheidend für den Übergang aus dem Büro in den virtuellen Workshop-Raum.   

1. Alles visualisieren und Interaktion ermöglichen 

Die Workshop-Inhalte zu visualisieren ist immer wichtig, doch im virtuellen Workshop ist das essentiell. Wir nutzen dazu virtuelle Whiteboards, die klar strukturiert sind. Hier können die Teilnehmer sehen, wie die Inhalte erarbeitet werden, sind Teil davon und können nachverfolgen, wo wir im Prozess stehen. 

Zur Not kann man mit Powerpoint arbeiten, doch das erschwert die Interaktion. Ein Workshop lebt vom aktiven Beitrag der Teilnehmer. Wenn diese nicht die Möglichkeit der Mitgestaltung haben, besteht Gefahr, dass sie innerlich abschalten.  

Tipp: Als sehr hilfreich hat sich ein sogenannter Themenparkplatz erwiesen: Das ist ein Bereich auf dem Whiteboard, auf dem man Inhalte sammeln kann, die mit dem Thema des Workshops nichts zu tun haben. Diese können zu einem späteren Zeitpunkt besprochen werden. So können sich die Teilnehmer wieder auf das eigentliche Ziel konzentrieren.

2. Klare Ziele festlegen 

Vor dem Workshop muss klar sein, welche Ergebnisse der Workshop liefern soll. Als Moderatorin ist es meine Aufgabe, diese Ziele zu definieren. Ich muss den Teilnehmern vermitteln können, welche Ergebnisse einzelne Arbeitsgruppen liefern sollten und wie diese Ergebnisse auf das Gesamtziel des Workshops einzahlen. 

Natürlich gilt das ebenso für Workshops, bei denen alle Teilnehmer vor Ort sind. Doch wenn alle Teilnehmer im Home Office sitzen, werden sie leichter abgelenkt oder vergessen die Zeit und schweifen vom Thema ab. 

3. Teilnehmer auf technische Lösung vorbereiten 

Der Umstieg von echten Post-it-Zettelchen und Whiteboards hin zu virtuellen kann für Workshop-Teilnehmer zunächst herausfordernd sein. Daher müssen sie im Voraus erfahren, welche Software genutzt wird und wie sie funktioniert. Schließlich sollen die Teilnehmer sicher mit der verwendeten Technik umgehen können. Für unseren letzten Workshop haben wir neben der Agenda ein Tutorial-Video für Mural verschickt. Zudem haben wir eine Mural-Wand zum Testen zur Verfügung gestellt. So musste niemand blank in den Workshop kommen. 

4. Den Zeitplan immer im Auge behalten 

Eine Agenda senden wir etwa eine Woche vor dem Workshop an alle Teilnehmer. Diese muss noch gar nicht detailliert sein und alle Zeiten beinhalten. Die Teilnehmer sollen jedoch schon sehen können, was sie erwartet. Am Tag selbst sollte eine genaue Agenda auf dem Whiteboard stehen. Mural und Miro bieten zudem die sehr praktische Funktion, per Klick auf einzelne Agendapunkte direkt auf der richtigen Stelle im Board zu landen. 

Ob wir nun feste Uhrzeiten an die Teilnehmer kommunizieren oder nicht: Als Moderatorin muss ich für mich minutengenau planen. Nur so kann ich sichergehen, dass alle auf das Ziel hinarbeiten. Wichtig sind regelmäßige Pausen und deren klar kommuniziertes Ende. Denn die Teilnehmer können sich nicht beim gemeinsamen Mittagessen in der Kantine daran erinnern, dass es gleich weitergeht.  

5. Warm-up und Cool-down vorbereiten 

Ein Warm-up läutet den Beginn des Workshops ein. Es muss inhaltlich nichts mit dem Workshop zu tun haben, sondern dient den Teilnehmern dazu, locker zu werden und den normalen Arbeitsalltag abzuschütteln. Zurzeit muss oft auch der Haushalt ausgeblendet werden. 

Am Schluss des Workshops steht ein Cool-down, das meist aus einer Feedbackrunde besteht. Dieser Abschluss hilft den Teilnehmern, den Workshop zu reflektieren und einen Schlusspunkt zu setzen. 

6. Rollen und Aufgaben kommunizieren und leben 

Als Moderatorin leite ich den Workshop. Hat der Workshop mehr als 10 Teilnehmer, ist ein Co-Moderator sinnvoll. Je größer die Gruppe, desto mehr Co-Moderatoren werden benötigt. Letztens hatten wir einen Workshop mit 25 Personen. Die Kollegen im Workshop sind als Co-Moderatoren aufgetreten. Besonders wichtig war das, als wir die Teilnehmer in einzelne Gruppen aufgeteilt haben, um unterschiedliche Aspekte des Workshop-Ziels zu bearbeiten. Ich konnte nicht überall gleichzeitig sein, wusste aber, dass meine Kollegen sich um die Teilnehmer in den Breakout-Sessions kümmern. 

In den Arbeitsgruppen stehe ich als Moderatorin im Hintergrund, die Arbeit macht die Gruppe selbst. Ich gebe natürlich Orientierung, wenn die Teilnehmer vom Thema abschweifen oder nicht wissen, wie sie weiterkommen.  

7. Bei der Teilnehmerzahl ist weniger mehr 

Idealerweise sollte ein Online-Workshop nicht mehr als 15 Teilnehmer haben. Manchmal müssen es aber aus verschiedenen Gründen mehr sein. In so einem Fall ist es besonders wichtig, dass zu jeder Zeit klare Ansagen gemacht werden. Die Teilnehmer sollen immer wissen, wo sie gerade stehen und was sie als nächstes tun sollten. Bei einer großen Gruppe genügt ein Moderator auch nicht mehr.  

Je größer die Gruppe, desto klarer muss alles ausgezeichnet werden. Hier versuchen wir, wirklich jedes Detail des Workshops zu visualisieren. Alle Teilnehmer sollen sich stets auf dem Whiteboard zurechtfinden können, auch wenn die Moderatorin gerade nicht dabei ist. Dafür markiere ich im Whiteboard z.B. Felder, wo Post-its hingeklebt werden sollen und füge genaue Aufgabenbeschreibungen ein. 

Vom Workshopleiter zum UX-Designer 

Der größte Unterschied zwischen off- und online ist, dass nichts mal schnell gezeigt werden kann. Alle Teilnehmer schauen auf einen Bildschirm. Sie sehen Cursor hin- und herflitzen und beobachten, wie Post-its erscheinen und mit Schrift versehen werden. Alles, ohne die physischen Zusammenhänge zu sehen. Kein Kollege neben ihnen kann kurz noch einmal erklären, was gemacht werden soll. Diesen kleinen zwischenmenschlichen Austausch müssen gut durchdachte und positionierte Labels übernehmen. Ein bisschen werden wir Workshopleiter von Moderatoren zu UX-Designern. Gut gemacht haben wir unseren Job, wenn das Ziel des Workshops erreicht wurde und sich jeder mitgenommen fühlt. Dann hat der Workshop auch online seinen Zweck erfüllt. 

Header-Foto von Glenn Carstens-Peters über Unsplash

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